Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026

Dit beleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u eu.gpen.com bezoekt, bij ons koopt, contact met ons opneemt of zich aanmeldt voor onze e-mails. Het geldt op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG) en, voor klanten in het Verenigd Koninkrijk, de UK GDPR. Is iets niet duidelijk, vraag het ons dan.

1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Voor vragen over uw gegevens of uw rechten kunt u ons mailen via help@gpen.com. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat we daartoe niet verplicht zijn.

Wij zijn gevestigd in de Verenigde Staten en ons team heeft van daaruit toegang tot uw gegevens. De servers van deze website staan in Frankfurt am Main, Duitsland.

2. Welke gegevens we verzamelen en waar ze vandaan komen

Gegevens die u ons geeft

• Contact- en bestelgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer als u dat opgeeft, aflever- en factuuradres, de producten die u bestelt en uw berichten aan ons.
• Accountgegevens, als u een account aanmaakt: inlog-e-mail, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), opgeslagen adressen en bestelgeschiedenis.
• Gegevens voor de leeftijdscontrole: uw naam, geboortedatum en adres en zo nodig een foto van een identiteitsbewijs, die rechtstreeks naar onze leverancier van de leeftijdscontrole gaat.
• Garantie- en supportgegevens: productregistratie, serienummer, foto’s of video’s van een defect en uw contact met ons.
• Herroepingsgegevens: wat u ons via de online herroepingsfunctie of per e-mail stuurt.
• Nieuwsbriefgegevens, als u zich aanmeldt: uw e-mailadres, wanneer en hoe u zich hebt aangemeld en uw voorkeuren.

Gegevens die we automatisch verzamelen

• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina’s, datum en tijd, en de pagina waar u vandaan kwam. Een deel daarvan hebben we nodig om de website te laten werken en te beschermen.
• Cookies en vergelijkbare technieken: alleen strikt noodzakelijke, tenzij u met meer instemt. Zie ons cookiebeleid.

Gegevens van anderen

• Onze betaalprovider laat ons weten of uw betaling is gelukt, de betaalmethode en de laatste cijfers van uw kaart. Uw volledige kaartgegevens zien we nooit.
• Onze leverancier van de leeftijdscontrole laat ons weten of uw leeftijd is bevestigd.
• Ons magazijn en de vervoerders laten ons de verzend- en leverstatus van uw pakket weten.

3. Waarom we uw gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond

Doel	Rechtsgrond (AVG)
Uw bestelling aannemen, verwerken en leveren, de betaling ontvangen en bestel- en verzendmails sturen	Artikel 6, lid 1, onder b): uitvoering van onze overeenkomst met u
Uw klantaccount aanmaken en beheren	Artikel 6, lid 1, onder b): overeenkomst
Vóór de betaling controleren of u 18 jaar of ouder bent	Artikel 6, lid 1, onder c): wettelijke verplichting, als het recht van het land van levering een leeftijdscontrole vereist; anders artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang om alleen aan volwassenen te verkopen en minderjarigen te beschermen
Afhandelen van herroepingen, retouren, terugbetalingen en claims onder de wettelijke garantie en de fabrieksgarantie	Artikel 6, lid 1, onder b) en c): overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen uit het consumentenrecht
Uw product registreren voor de fabrieksgarantie	Artikel 6, lid 1, onder b): overeenkomst
Uw vragen en klachten beantwoorden	Artikel 6, lid 1, onder b), als het om een bestelling gaat; anders artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden
Facturen en boekhouding bewaren en onze belastingverplichtingen nakomen	Artikel 6, lid 1, onder c): wettelijke verplichting
U informeren over veiligheidswaarschuwingen of terugroepacties	Artikel 6, lid 1, onder c): wettelijke verplichting op grond van de verordening inzake algemene productveiligheid; artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang bij uw veiligheid
Onze nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail sturen	Artikel 6, lid 1, onder a): uw toestemming, bevestigd via dubbele opt-in
De website veilig houden en fraude en misbruik voorkomen	Artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en fraudepreventie
Meten hoe de website wordt gebruikt (statistieken) en advertenties tonen en meten	Artikel 6, lid 1, onder a): uw toestemming via de cookiebanner, zoals de nationale cookiewetgeving vereist
De website in andere talen vertalen	Er worden geen persoonsgegevens gebruikt: alleen teksten van de website worden vertaald
Groothandels- en zakelijke aanvragen beantwoorden	Artikel 6, lid 1, onder b): precontractuele maatregelen; artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang
Rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of onderbouwen	Artikel 6, lid 1, onder f): ons gerechtvaardigd belang

Onze gerechtvaardigde belangen zijn: een veilige, goed werkende webwinkel, fraudepreventie, alleen verkopen aan volwassenen, klanten antwoorden en onze rechten verdedigen. U kunt altijd bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen (zie artikel 9).

Om bij ons te kopen, moet u uw naam, e-mailadres, afleveradres en geboortedatum opgeven en slagen voor de leeftijdscontrole. Zonder die gegevens kunnen we uw bestelling niet aanvaarden. Al het andere is optioneel.

4. Leeftijdscontrole

Vóór de betaling controleren we of u 18 jaar of ouder bent. Onze leverancier AgeChecker.Net, gevestigd in de Verenigde Staten, voert de controle voor ons uit. Klanten buiten de Verenigde Staten uploaden meestal een foto van een identiteitsbewijs, die door een medewerker van AgeChecker wordt beoordeeld. AgeChecker verwijdert foto’s van identiteitsbewijzen na de controle, normaal binnen 30 minuten. Uw naam, geboortedatum en adres bewaart AgeChecker volgens zijn bewaarregels, zodat u de controle de volgende keer niet hoeft te herhalen en om fraude te voorkomen. Wij bewaren bij uw bestelling alleen het resultaat van de controle (geslaagd of niet, datum en methode).

De beslissing wordt niet uitsluitend door een computer genomen. Mislukt uw controle en denkt u dat dit niet klopt, neem dan contact met ons op en we bekijken het samen met u.

Leeftijdsbeleid

5. Wie uw gegevens ontvangt

We delen uw gegevens alleen als dat nodig is. Onze dienstverleners (verwerkers) mogen ze alleen volgens onze instructies en op basis van een verwerkersovereenkomst gebruiken.

Ontvanger	Wat ze doen	Waar
Cloudways, LLC en DigitalOcean, LLC (verwerkers)	Hosting van deze website en de database	Servers in Frankfurt am Main, Duitsland; toegang door support vanuit andere landen mogelijk
Costplus OÜ (Cost+), Estland, met de betrokken kaartorganisaties en banken (zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken)	Betalingsverwerking en fraudepreventie	EU
AgeChecker.Net (verwerker)	Leeftijdscontrole	Verenigde Staten
Retail North LTD, Noord-Ierland (verwerker), met het magazijnbeheersysteem Mintsoft	Magazijn, inpakken, verzending en retouren	Verenigd Koninkrijk
Cin7 (verwerker)	Voorraad- en orderbeheer	Cloudservers buiten de EU
Vervoerders zoals DHL, GLS, Royal Mail, DPD, An Post en UPS (zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken)	Bezorging van uw pakket en leveringsberichten	Land van verzending, doorvoer en levering
Google Ireland Limited en Google LLC (verwerkers; voor advertenties zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken)	Verzenden en ontvangen van onze e-mails (Google Workspace); alleen met uw toestemming: statistieken (Google Analytics), advertenties (Google Ads), Google Tag Manager en YouTube-video’s	EU en Verenigde Staten
Klaviyo, Inc. (verwerker)	Nieuwsbrief en marketingmails, alleen als u zich aanmeldt	Verenigde Staten
Cozmoslabs SRL, Roemenië (TranslatePress)	Machinevertaling van websiteteksten. Er worden geen persoonsgegevens verstuurd.	EU
Stockist (verwerker)	Winkelzoeker, alleen als u naar een winkel zoekt	Buiten de EU
Boekhouders, belastingadviseurs en advocaten (zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken met beroepsgeheim)	Boekhouding en belasting- en juridisch advies	EU, Verenigd Koninkrijk en Verenigde Staten
Autoriteiten en rechtbanken (zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken)	Alleen als de wet dat vereist	Waar de autoriteit zich bevindt

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Doorgiften buiten de EU

Sommige ontvangers bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte, en wijzelf zitten in de Verenigde Staten. We geven gegevens alleen door als ze beschermd zijn:

• Verenigd Koninkrijk: de Europese Commissie heeft besloten dat het Verenigd Koninkrijk persoonsgegevens passend beschermt (besluiten verlengd in december 2025).
• Verenigde Staten: we gebruiken ontvangers die gecertificeerd zijn onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), als ze gecertificeerd zijn. Anders, en als extra waarborg, bevatten onze contracten de EU-modelcontractbepalingen.
• Andere landen: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie als dat bestaat, anders de EU-modelcontractbepalingen.

U kunt een kopie van de waarborgen opvragen via help@gpen.com.

7. Hoe lang we uw gegevens bewaren

We bewaren uw gegevens alleen zolang we ze nodig hebben en verwijderen of anonimiseren ze daarna.

Gegevens	Bewaartermijn
Bestellingen, facturen, boekhoud- en btw-administratie	10 jaar na het einde van het jaar van de bestelling
Herroepingen, ontvangstbevestigingen en claims onder de wettelijke garantie en de fabrieksgarantie	Tot de garantie en de wettelijke verjaringstermijn zijn afgelopen, meestal 3 jaar na het einde van de garantieperiode
Klantaccount	Tot u het verwijdert. Accounts zonder inlog of bestelling gedurende 3 jaar kunnen we na een melding verwijderen.
Contact met de klantenservice	3 jaar na het einde van het contact
Resultaat van de leeftijdscontrole	Samen met de bestelgegevens
Nieuwsbriefgegevens	Tot u zich afmeldt; daarna bewaren we het bewijs van uw toestemming 3 jaar
Serverlogs	Maximaal 30 dagen, langer alleen als we ze nodig hebben om een aanval te onderzoeken
Statistische gegevens	14 maanden
Cookies	Zie ons cookiebeleid

8. Hoe we uw gegevens beschermen

De hele website gebruikt versleutelde verbindingen (HTTPS), betalingen lopen via de beveiligde pagina van onze betaalprovider, alleen mensen die klantgegevens nodig hebben, hebben er toegang toe, en we houden onze systemen up-to-date.

9. Uw rechten

U hebt het recht om:

• inzage te krijgen in uw gegevens en een kopie ervan te ontvangen
• onjuiste gegevens te laten corrigeren
• uw gegevens te laten wissen, tenzij we ze moeten bewaren (bijvoorbeeld facturen op grond van het belastingrecht)
• de verwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen te laten beperken
• de gegevens die u ons hebt gegeven in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen of aan een ander te laten doorgeven (overdraagbaarheid)
• uw toestemming op elk moment in te trekken, bijvoorbeeld via de afmeldlink in elke e-mail of in uw cookie-instellingen, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat we eerder hebben gedaan

Recht van bezwaar: u kunt op elk moment, om redenen die met uw specifieke situatie verband houden, bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen. Tegen direct marketing kunt u altijd zonder opgave van redenen bezwaar maken, en dan stoppen we ermee.

Om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar help@gpen.com of schrijft u naar het adres in artikel 1. We antwoorden binnen een maand. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

10. Klachten

Bent u ontevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via help@gpen.com. We bevestigen de ontvangst binnen 30 dagen en antwoorden zo snel mogelijk.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in het EU- of EER-land waar u woont of werkt of waar het probleem volgens u is ontstaan. De lijst van autoriteiten vindt u hier:

Europees Comité voor gegevensbescherming: leden

In het Verenigd Koninkrijk kunt u een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ICO):

ico.org.uk

11. Geautomatiseerde besluiten

Wij nemen over u geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Onze betaalprovider en de banken gebruiken geautomatiseerde fraudecontroles. Wordt een betaling geweigerd en denkt u dat dit niet klopt, neem dan contact op en we helpen u.

12. Nieuwsbrief

We sturen onze nieuwsbrief alleen als u zich aanmeldt en uw e-mailadres bevestigt via de link in onze bevestigingsmail (dubbele opt-in). Elke e-mail bevat een afmeldlink. We kunnen meten of onze e-mails worden geopend en op welke links wordt geklikt, om ze te verbeteren.

13. Personen onder de 18

Onze winkel is alleen voor volwassenen van 18 jaar of ouder. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 18. Als we merken dat dit toch is gebeurd, verwijderen we ze.

14. Wijzigingen van dit beleid

We werken dit beleid bij als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan toont de geldende versie. Bij een belangrijke wijziging laten we het u per e-mail of op de website weten.